翻轉HR!Google溝通術

管理創新

翻轉HR!Google溝通術

世界正在蛻變,組織的結構也正在蛻變。過去,人力資源被叫做“人事管理”。但烏爾里克認為,現在唯一剩下的有競爭力的武器就是組織,因為那些傳統的競爭要素,如成本、技術、分銷、製造以及產品特性,或早或晚都能被覆制,它們無法保證你就是贏家。

在新經濟中,勝利將來源於組織能力,包括速度、響應性、敏捷性、學習能力和員工素質。而人力資源部的新使命就牽涉到卓越的組織能力的培養。如何吸引並挑選出適當的人才,乃人力資源管理的第一個課題。組織若能在一開始就找到對的人才,不但能降低訓練成本、不必要的流動率和資遣費。

當有招募的流程開始進行時,就得開始面對龐大資料與跨部門的溝通。從確認職缺條件,履歷表的檔案管理,到應徵者與用人單位時間的媒合,過去多數採用的是單向溝通,履歷表利用郵件來傳遞,經常造成資訊混亂的情況;職缺條件放於公用區,因為無法同時編輯,只好複製一份至自己資料匣中,而最後導致版不一致,或是需要來回確認,耗時耗力。

如何來降低跨部門因為系統的問而造成的溝通問題,將公司內部人力加以統整理,不再各做各的,利用Google的文件,日曆與雲端硬碟,加以整合之後,讓工作效率翻倍。

實務的工作情境中,是否你有以下這樣的困擾,讓我們一起思考,如何用強大的Google工具,完成惱人的工作。

情境1:公司需要一位專業的人才,需要開立職缺條件,過去雖有存檔,但需要配合時代與潮流進行更新,完成這一份文件,需要用人單位的主管,資深人員及人資專員三位來配合,如何做才能有效率?

流程優化:利用共同編輯串接跨門的資訊

團隊協作是企業一個重要的文化,但過去因為系統為單機作業,資訊只能單向流,因而造成溝通的繁複與事後匯整的問題,流程雖數位化,反而加重作業人員負擔,利用Google文件,即能讓資訊流進行雙向的溝通,即時整合。

如何來進行共同編輯,步驟如下:

  1. 於雲端硬碟中,開立一份文件(Doc)。

  2. 將舊有的資料利用複製貼上功能,或是上傳Word文件,利用Google文件開啟之後,即可以將Word格式轉為Google文件格式。

  3. 利用共用協作,邀請用人主管,資深工程師,進行專業人才的職缺條件的協作,線上立即討論。

  4. 善用註解與建議操作進行內容的建議與修正,進行非同步的溝通。

01-Google溝通術,翻轉HR.001.jpeg

情境2:應徵者的履歷表,如何來存放?才能順暢的進行跨部門單位資訊傳遞?

流程優化:履歷表檔案放雲端,共享與權限設定,資訊流超便利

即時與共享的資訊流,於企業端是必需的,因此每一家企業都會設置公用區,以方便同仁之間的資訊共享。雲端化之後,仍保有該流程,同時不受到地域與時間的限制,讓主管不必再郵件海中尋找資料。

如何將資料上傳到雲端同時共享給相關人員,步驟如下:

  1. 雲端硬碟中開立一個履歷表資料匣。

  2. 將履歷表上傳到資料匣中。

  3. 將履歷表分享給用人主管。

  4. 記錄看完履歷表的相關意見。

01-Google溝通術,翻轉HR.002.jpeg

情境3:面試的時間,需要多人行程搭配?如何來整合眾人的行程與面試時相關資料,進行面試會談前不再手忙腳亂?

流程優化:共用行程日曆,整合附加檔案,行程與資訊一次到位

行程的資訊,於團隊中特別重要,現今是移動的世界,每一個人都因為任務而不停的移動中。利用共同日曆來討論共同合作的時間,對彼此的行程與溝通,將是一大助益。

  1. 建立一份「新人應徵」的日曆

  2. 用人主管的可以面試的時間登錄

  3. 媒合用人主管與應徵者的時間

  4. 附加應徵者的相關資料與行事日曆整合

01-Google溝通術,翻轉HR.003.jpeg

分享這些小秘訣給大家,希望大家於工作上,不但可以輕鬆而且有效率,讓過去的種種不便讓它隨風而逝,藉由雲端工作來翻轉新思維,強化組織部門的溝通與管理,逐漸成為組織中樞紐,為組織的能量,灌入源源不絕的能量。

 
用LINE傳送