【工作應用】周密思考讓專案的起始變得不一樣

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【工作應用】周密思考讓專案的起始變得不一樣

在職場中,我們經常面臨老闆的交辦事項,例如想要籌組一個讀書會,員工旅行想要騎自行車,為了達成績效成立一個全廠戰情室…等,各式各樣的問題不斷的接踵而來。

 
產品的良率成績為什麼一直無法提升?產品為什麼賣不出去?為什麼每次提的計畫總是不被主管採納……?碰到問題時,許多人腦海中浮現的第一個疑問就是「為什麼」,老是想不透,到底是哪裡出了問題?
雖知利用心智圖來處理,但總是感覺下不了手,畫完一個中心主題之後,就不知如何接續?於工作職場的應用,主要是要將心智圖配合管理理論來進行,利用管理學上既有架構,配合心智圖法提升創造力,讓我們廣且快去進行思考,以提升工作的企劃力與執行力。

在職場中,頭腦清楚、邏輯思路清晰的大有人在;但是,卻也有些人說話老是抓不到重點,講了老半天,大家還是聽不懂。碰到後者,就算是提醒他們說得「更聚焦一點、更具體一些」,也沒什麼用。

 
因為所謂的「具體」,並非只要改變措辭或提升表達能力就能做到,而是要看當事人對於議題了解多深入、能夠分析到多細。換言之,對於問題不夠敏感,或是根本看不出毛病,其實與平時就不善於提問大有關連。

邏輯思考,讓工作者在思考時不會有所疏漏

 
邏輯思考並非天生,而是能夠進行訓練,於所有邏輯思考法當中,「5W2H」可說是最容易學習和操作的方法之一。5W2H是在二次大戰時,由美國陸軍兵器修理部所提出,之後廣泛應用於企業決策和管理議題上,有助於工作者在思考問題時不會有所疏漏。

5W2H分析法又稱「七何分析法」,包括:Why(為什麼做)、What(做什麼)、Where(在哪裡做)、When(何時做)、Who(由誰做)、How(如何做)、How much(成本是多少)。更詳細地說: 

  • What就是確立問題,了解「目的是什麼?做什麼工作?」 
  • Why是說明背景或提出問題,也就是「為什麼要這麼做?理由何在?原因是什麼?」 
  • When指的是時間,設定「什麼時間完成?什麼時機最適宜?」 
  • Who是對象,指明「由誰來做?誰來完成?」 
  • Where是地點,確認「在哪裡做?從哪裡入手?」 
  • How是方法,提出「怎麼做?如何做會更好?如何實施?做法是什麼?」 
  • How much則是花費或成本,計算「要花多少預算?金額是多少?」 

 

舉例來說,如果只傳達「下禮拜四要開會」,卻未事先說明「從幾點開到幾點」「在什麼地點開」「開會目的是什麼」等訊息,與會者就無法安排自己的時間表。若能從這七個面向來思考,是否立即提升自己的思考力?

5W2H很容易應用,但於思考問題上,有其順序性。於職場面臨的狀況,主要類別有兩種,一為問題解決,另一個為企劃思考。於問題解決上,根據目前業界常用的六步驟,第一個步驟為發現與確認問題,接續才是找發生問題的原因,相對七何分析法,第一個步驟談的是內容,就是What的部份,第二步驟則是原因,也就是Why。

進行企劃案的方式,不同的情境,需要掌握使用的順序性。構思企劃案時,第一個提問就是為何做這件事?原因是什麼?然後,再根據原因來思考要進行的內容為何?為何要做這件事情的重要性,有如火車頭,方向錯了,整個企劃的內容就錯了,因此得要花比較多的時間,用於思考企劃案的目的。方向與原因確認了,接續才會展開規劃,依據目的思考出來的內容,才能真正滿足需求。

總而言之,使用七何分析法時,要先判斷自己面對情況,是要解決問題,還是進行活動企劃,不同的需求,使用的順序略有不同,掌握此點,才能有效與正確的運用,為自己的職場效能加分。

 

 

本文章經由蔡興正老師同意轉載,原文連結:http://471888.blogspot.tw/2016/09/blog-post_41.html

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